私、いろいろ失敗したので!シングルマザー10年目のブログ

採用担当者に嫌われるメール返信とは?簡単だけど失敗しがちな注意点を解説するよ

time 2017/01/20

採用担当者に嫌われるメール返信とは?簡単だけど失敗しがちな注意点を解説するよ

こんにちは!シングルマザーBetty(ベティ)です。離婚後の就職活動で苦労した私ですが、自己PRの書き方を習得し、応募のタイミングが重要であることも理解し、次第に面接の案内メールが届くようになりました。今となってはよく覚えていないんですが、たぶん私は、この面接案内メールへの返信をいろいろ失敗していただろうなあと思うのです。

というのも、私は現在人事担当として働いていて、「メール返信で失敗している人たち」を多々見かけます。「面接案内メールが届いた時に絶対やってはいけないこと、気をつけるべきこと」を解説します。

メールをよく読みましょう!「都合の良い日時を複数返信してください」

私もそうだったんですけど、書類で落ち続けていると、面接に呼ばれるだけで「やった~!」って感じですよね(笑)。私は嬉しくてすぐ返信してました。すぐ返信するのはとても良いことなんですけど、私はたぶん…面接案内メールをしっかり読んでいなかったと思うんですね。

採用担当者の機嫌を損ねる返信メールとは

会社によって面接案内のメールはそれぞれだと思いますが、面接日程がいくつか挙げられていて、「都合の良い日時を複数返信してください」と書いてあるのが一般的です。採用担当の私は面接案内メールを送ったあと、応募者さんからの返信を待つわけですが、こんなメールが返ってくると、ご機嫌ななめになってしまいます。

「ご連絡ありがとうございます。20日の朝10時からお伺いさせていただけましたら幸いに存じます」

どこに問題があるか分かりますか?敬語の使い方が間違っているところ?…まあそれは大目に見るとして、一番問題なのは、ピンポイントで日時を指定している点です。実は、こういう人が結構います。

都合の良い日時を複数返信してほしい理由

面接案内メールは何人もの人に送っています。前日も、前々日も送っていて、それらの応募者さんがバラバラと面接希望日時を返信して来るわけですよ。ですから、Aさんに面接案内した時点では空いていた日程でも、Aさんが返信してくるまでの間に埋まってる可能性があります。だから「複数」の希望日時を返信してほしいと書いてます。その通りに、複数書いてくれればOKです。



どうしても朝がいいなら、「20日の午前中ならいつでもいいです」や「今週は20日の朝10時しか面接に伺えないのですが、来週であれば28日、29日の朝10時が可能です。」という書き方なら大丈夫です。とにかくピンポイントの日程だけはやめてください。でないと…

「相手に配慮する力があるか」を見られている

前述のAさんの希望面接日時、20日の朝10時は、他の応募者の面接が既に入っていました。仕方がないので私はAさんに「他の日程を複数挙げていただけませんか」というメールを再度送り、また返信を待つことに。最初から複数の日程を知らせてくれれば1回で済んだのに、無駄なやり取りが発生しました。採用側はAさんだけの対応をしているわけではなく、たくさんの応募者さんの面接をスケジューリングしているということを考えましょう。

ここで重要なことは、「採用担当者(私)はAさんに会う前に、ちょっと悪い印象を持ってしまった」ということです。こんなことで?と思う人もいるかもしれませんが、「複数の日程を返信してと書いてるのに、返してこない」人というのは…

  • 言われたことをきちんと出来ない→仕事できない人?
  • 他人の都合に配慮する気持ちがない→自己中心的な人?
  • スムーズに事を進められない→同僚や取引先に迷惑かけそう

という印象を持たれてしまいます。まだ会ってもいないのに既に印象が悪い。この状態で面接に行って、損することはあっても、得することはまずありません。

ですから、面接案内メールが来たらよく読んでください。「複数」とか「第3希望まで」とか、書かれている内容をよく読んで、その通りに返信しましょう。敬語や文章はそれほど気にしなくて大丈夫です。普通のですます調で充分です。印象の良い状態で面接に行くために、面接案内文をよく読んで、その通りに返信してくださいね^^


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奥さんを卒業して早10年、都内で働くアラフォー会社員です。離婚当時1歳だった娘は小学生になりました。母子家庭ならではの悩みや後悔、離婚後の就職活動での失敗談、日々の暮らしでちょっと上手くいったこと等、シングルマザーBetty(ベティ)の大失敗と小さな幸せをゆるゆると書いています。 [詳細]

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